Schulkosten bargeldlos bezahlen und digital verwalten

Ausgangslage

An bayerischen Schulen werden kleinere Schulkosten (Wandertage, Arbeitshefte, Taschenrechner, Papiergeld, …), die von den Eltern getragen werden müssen, in der Regel bar beglichen. Dazu geben die Eltern den entsprechenden Betrag, z.B. 5,95€ für ein Arbeitsheft, dem Kind mit. Dieses muss das Geld mit sich tragen, der Lehrer sammelt das Geld während der Unterrichtszeit ein und zählt es nach. Dieser Prozess bringt folgende Nachteile mit sich:

  • Unterrichtszeit wird für administrative Aufgaben zweckentfremdet: Der Lehrer muss das Geld einsammeln, nachzählen und säumige Schüler/Eltern informieren.
  • Die Schüler müssen oft auch größere Bargeldbeträge mit sich führen.
  • Der Lehrer muss dementsprechend ebenfalls oft große Bargeldbeträge mit sich führen.
  • Die Eltern haben keinen Überblick, welche Schulkosten pro Jahr angefallen sind.

Die Schulen im Schulversuch „Digitale Schule 2020“ verständigten sich darauf, dass es wünschenswert wäre, notwendige Beträge überweisen zu können sowie die Kommunikation mit dem Elternhaus und die interne Verwaltung der Beträge digital abzubilden. Der grobe Ablauf des Prozesses einer „Digitalen und bargeldlosen Abwicklung und Verwaltung von Schulkosten“ wird im Folgenden anhand des Beispiels „Kosten für einen Wandertag“ dargestellt:

Abbildung 1: Prozess „Bargeldlose Bezahlung und digitale Verwaltung von Schulkosten“

Vorteile dieser bargeldlosen, digitalen Abwicklung von Schulkosten sind:

  • Entlastung der Lehrkräfte von administrativen Aufgaben (Einsammeln von Geld, Kontrolle der Vollständigkeit, Einfordern von fehlenden Beträgen, usw.)
  • Schutz vor Verlust von Geld (z. B. Schüler verlegen/verlieren Beträge)
  • Transparenz über Ein- und Auszahlungen bzw. Überblick für Eltern über Schulkosten im Laufe des Schuljahres
  • Rechtssicherheit bei der Bezahlung

Verschiedene Anbieter haben bereits technische Lösungen für die bargeldlose Begleichung und digitale Verwaltung von Schulkosten entwickelt. Im Schuljahr 2018/19 werden von Projektschulen die unterschiedlichen Lösungen im Detail inkl. vieler Spezialfälle getestet.

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