Digitale Verwaltung von Schülerabsenzen

Empfehlungen für die digitale Verwaltung von Fehlzeiten

Im Klassenzimmer zu Beginn der Stunde festzustellen, ob jemand fehlt und im nächsten Schritt zu kontrollieren, ob das im Absenzenheft dokumentiert ist und schließlich zu sichten, ob die notwendigen Entschuldigungen vorliegen und alles im Schülerbogen ordnungsmäßig festgehalten ist – das sind Verwaltungsaufgaben, die Zeit kosten; Zeit, die sicherlich besser für pädagogische Aufgaben investiert wäre.

Mit einer digitalen Verwaltung der Fehlzeiten, ist es möglich, dass der Prozess im Fall einer Krankmeldung oder einer Beurlaubung komplett digital erfolgen kann. Somit entfallen in der Regel

  • papierbasierte Entschuldigungen
  • das Führen und die Kontrolle eines analogen Absenzenheftes

Bisher nicht erfasst wird die „Befreiung“ von Schülerinnen und Schülern in bestimmten Fächern.

Beschreibung des Verfahren

Es sieht vor, dass

  • Eltern bzw. volljährige Schülerinnen und Schüler die Fehlzeit digital melden können,
  • die Fehlzeiten digital dokumentiert und somit für eine Lehrkraft in einem digitalen „Klassenbuch“ überprüfbar sind

und

  • sie für den Schülerbogen digital archiviert werden.

In der Prozessbeschreibung zur „Digitalen Verwaltung von Fehlzeiten“ finden sich die einzelnen Schritte.

Voraussetzungen für die Nutzung des Verfahrens

Für den Einsatz des Verfahrens muss die Schule über ein passwortgeschütztes Portal für die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten bzw. mit ihren volljährigen Schülerinnen und Schülern verfügen. Durch Login und Passwort ist grundsätzlich sichergestellt, dass Unbefugte nicht zugreifen können.

Weitere Hinweise zur Nutzung finden sich im KMS.

Erprobung und Einführung des Verfahrens

Das Online-Verfahren ist im Schulversuch „Digitale Schule 2020“ erprobt worden mit dem Ergebnis, dass

  • es an allen Schularten eingesetzt werden kann und sehr praktikabel ist,
  • es auf hohe Akzeptanz bei Eltern, Lehrkräften und Verwaltungsangestellten stößt,
  • es kaum Missbrauch gibt,
  • sich der Aufwand für Verwaltungsaufgabe deutlich reduziert

und

  • es von Eltern als hilfreiches Serviceangebot der Schule wahrgenommen wird.

In den „Empfehlungen der Modell- und Netzwerkschulen zur Einführung des Online-Verfahrens für die Verwaltung von Fehlzeiten“ sind die Erfahrungen im Einzelnen zusammengefasst.

Hintergrund zur Entwicklung des Verfahrens

Für die Erprobung im Schulversuch ist ein anbieterunabhängiges Schnittstellenmodul programmiert worden, das Anbietern von Portallösungen als Open-Source-Software zur Verfügung steht. Die Dokumentation zur REST Schnittstelle steht als Download zur Verfügung.

Im Schulversuch kamen diese Portallösungen mit dem Modul zur digitalen Absenzenverwaltung zum Einsatz:

Weitere Anbieter sind u.a.:

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