Prozesse der Schulverwaltung

Die Vertreter aller Modellschulen haben bei Arbeitstagungen schulartspezifisch wichtige Prozesse der Schulverwaltung gesammelt, die in der vorliegenden Übersicht ohne Anspruch auf Vollständigkeit aufgeführt sind. Nicht aufgeführt sind insbesondere Prozesse, die bereits von der Amtlichen Schulverwaltung (ASV) abgedeckt sind. Anschließend haben die Schulen diesen Prioritäten von eins bis drei (Priorität 1 entspricht der höchsten Priorität) zugeordnet.

Das Ergebnis nach Prozesskategorien ist sortiert in folgender Tabelle dargestellt.

Prozess Bereich Prio GS MS RS GY Alle
Absenzen und Entschuldigungen verwalten Administration 1 x x x x x
Anmeldung Schüler an Schule Administration 3 x x
Archivierung von Leistungsnachweisen Administration 2 x x
Buchung von Ressourcen Administration 2
Dienstbefreiungen verwalten Administration 2 x
Klassenbuch pflegen Administration 1 x x x x x
Notenpflege Administration 1 x x x x x
Schülerausweise erstellen Administration 3 x
Schülerbeobachtung pflegen Administration 2 x
Sprechtage organisieren Administration 3 x x x x x
Sprechstunden buchen Administration 2 x x
Zahlungen durchführen Administration 3 x
Zeugnisse erstellen Administration 1 x x x x x
Anmeldung zu Wettbewerben Administration 3 x x
Anmeldung zum Wahlunterricht Administration 2 x x
Ausleihe von Büchern aus lehrmittelfreier Bücherei/Schulbibliothek Administration 2 x x
Buchhaltung in Zusammenspiel mit Sachaufwandsträger Administration 3 x
Organisation von außerunterrichtlichen Veranstaltungen Administration 2 x
Verwaltung von Mängeln (IT, Einrichtung, …) Administration 3 x
Verwaltung von Sammlungen, z.B. Bio Administration 3 x
Verwaltung eines IT-Hardware-Leihpools Administration 3 x
Besprechungen planen (freier Raum / gemeinsamer Zeitslot) Information 1 x x x x x
Dateien verwalten und austauschen Information 2 x x x x x
Erziehungs-/Ordnungsmaßnamen verwalten Information 1 x x x
Homepage pflegen Information 3 x x
Leistungsnachweise-Kalender erstellen Information 2
Noten online einsehen Information 3 x x
Auf wichtige Informationen hinweisen (Schwarzes Brett) Information 2 x x x x x
Terminplan erstellen Information 2 x x x x x
Wissensdatenbank pflegen Information 2
Stunden-/Vertretungsplan erstellen und veröffentlichen Information 2 x x x
Nachrichten verschicken Kommunikation 2 x x x x x
Prozesse eigenständig digital abbilden Kommunikation 3 x
Umfragen erstellen und auswerten Kommunikation 1 x x x
Summe 13 16 22 24 10

Folgende Prozesse wurden von den Modellschulen mit der höchsten Priorität 1 versehen:

Prozess Bereich Prio GS MS RS GY Alle
Absenzen und Entschuldigungen verwalten Administration 1 x x x x x
Klassenbuch pflegen Administration 1 x x x x x
Notenpflege Administration 1 x x x x x
Zeugnisse erstellen Administration 1 x x x x x
Besprechungen planen (freier Raum / gemeinsamer Zeitslot) Information 1 x x x x x
Erziehungs-/Ordnungsmaßnamen verwalten Information 1 x x x
Umfragen erstellen und auswerten Kommunikation 1 x x x

Da die Prozesse „Notenpflege“ und „Zeugnis erstellen“ bereits in der ASV integriert sind bzw. integriert werden sollen, werden diese im Schulversuch nicht weiter behandelt.

Im Projekt haben sich die Modellschulen darauf geeinigt, die digitale Umsetzung der beiden Prozesse „digitale Verwaltung von Schülerabsenzen“ und „digitale Archivierung papierbasierter Leistungsnachweise“ im Schuljahr 2017/2018 vorrangig zu erproben. Dafür sind die notwendigen rechtlichen und technischen Voraussetzungen geschaffen worden.

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