Digitale Verwaltung von Schülerabsenzen

Die Verwaltung von Schülerabsenzen ist für alle Beteiligten der Schulfamilie eine arbeitsintensive Tätigkeit. Eine kurze Beispielrechnung soll veranschaulichen, welcher Aufwand hinter dieser Verwaltungstätigkeit steht:

  • Schülerzahl an GS, MS, RS und GY im Schuljahr 2015: 1,2 Mio.
  • Angenommene Fehlzeiten pro Schüler: ca. zehn Mal im Schuljahr (Krankheit, Firmung, Kieferorthopäde etc.)
  • Angenommene Zeit für Verwaltung pro Krankmeldung für den Lehrer/Verwaltungsangestellte: ca. 30 Sek.
  • Zeitaufwand pro Schuljahr: 100.000 Arbeitsstunden

Ein großer Teil der Zeit für die Verwaltung der Absenzen benötigt der Lehrer bzw. die Verwaltungsangestellte um zu prüfen, ob für jede gemeldete Absenz eine schriftliche Entschuldigung der Eltern vorliegt. Dieser Abgleich könnte jedoch automatisiert werden. Die Grundidee hierbei ist, dass

  • die Erziehungsberechtigten Fehlzeiten digital über ein Portal melden (Entschuldigung),
  • die Lehrer fehlende Schüler im Unterricht ebenfalls über dieses Portal melden (Fehlmeldung) und
  • das Portal abgleicht, ob zu jeder digitalen Fehlmeldung eine digitale Entschuldigung existiert.

Betrachtet man diesen Prozess im Detail, sind einige Spezialfälle zu behandeln, die jedoch alle digital abgebildet werden können. Als Beispiel sei im Anhang auf das Flussdiagramm zum Prozess „Krankmeldung: Schüler wird vor Unterrichtsbeginn krankgemeldet“ hingewiesen, der einer von mehreren Prozessen für die Verwaltung von Absenzen ist.

Gemäß BaySchO § 20 „Teilnahme, Befreiung, Beurlaubung“ ist eine schriftliche Mitteilung nötig, falls ein Schüler verhindert ist, am Unterricht teilzunehmen. Daher ist eine rein digitale Abbildung des Prozesses bisher nicht möglich gewesen. Die Stiftung Bildungspakt Bayern hat gemeinsam mit dem Bayerischen Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst nun für alle am Schulversuch beteiligten Schulen die rechtlichen Grundlagen geschaffen, um im Rahmen des Schulversuchs die „schriftliche Mitteilung“ durch eine „digitale Mitteilung“ zu ersetzen.

Dieser Prozesse wurde von einigen Modell- und Netzwerkschulen im Schuljahr 2017/18 getestet. Die Erfahrungen waren durchwegs positiv. Sowohl Lehrer und Verwaltungsangestellte als auch Eltern berichteten, dass der Arbeitsaufwand deutlich gesunken ist. Darüber hinaus ist auch die Fehleranfälligkeit deutlich gesunken, da z.B. keine schriftlichen Entschuldigungszettel mehr verloren gehen können. Aufgrund dieser insgesamt positiven Erfahrung wird angestrebt, die digitale Verwaltung von Absenzen für alle Schulen möglich zu machen.

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