Digitale Verwaltung von Schülerabsenzen

Eine kurze Beispielrechnung soll veranschaulichen, welcher Aufwand hinter dieser Verwaltungstätigkeit steht:

  • Schülerzahl an GS, MS, RS und GY im Schuljahr 2015: 1,2 Mio.
  • Angenommen jeder Schüler fehlt zehn Mal im Schuljahr (Krankheit, Firmung, Kieferorthopäde, …)
  • Angenommen ein Lehrer/Verwaltungsangestellte benötigt zur Verwaltung pro Krankmeldung ca. 30 Sek.
  • Damit resultiert in Summe ein Zeitaufwand pro Schuljahr von 100.000 Arbeitsstunden

Ein großer Teil der Zeit für die Verwaltung der Absenzen benötigt der Lehrer bzw. die Verwaltungsangestellte um zu prüfen, ob für jede gemeldete Absenz eine schriftliche Entschuldigung der Eltern vorliegt. Dieser Abgleich könnte jedoch automatisiert werden: Die Grundidee hierbei ist, dass

  • die Eltern Fehlzeiten digital über ein Portal melden kann (Entschuldigung),
  • die Lehrer fehlende Schüler im Unterricht ebenfalls über dieses Portal melden kann (Fehlmeldung)
    und
  • das Portal abgleicht, ob zu jeder digitalen Fehlmeldung eine digitale Entschuldigung existiert.

Betrachtet man diesen Prozess im Detail sind einige Spezialfälle zu behandeln, die jedoch alle digital abgebildet werden können. Als Beispiel sei im Anhang auf das Flussdiagramm zum „Prozess „Krankmeldung: Schüler wird vor Unterrichtsbeginn krankgemeldet“ hingewiesen, der einer von mehreren Prozessen für die Verwaltung von Absenzen ist.

Gemäß BaySchO, Art. § 20 „Teilnahme, Befreiung, Beurlaubung“ ist eine schriftliche Mitteilung nötig, falls ein Schüler verhindert ist, am Unterricht teilzunehmen. Daher war eine rein digitale Abbildung des Prozesses bisher nicht möglich. Die Stiftung hat gemeinsam mit dem Kultusministerium nun für alle am Schulversuch beteiligten Schulen die rechtlichen Grundlagen geschaffen, um im Rahmen des Schulversuchs die „schriftliche Mitteilung“ durch eine „digitale Mitteilung“ zu ersetzen.

Zum einem können die Betreiber von Schulportalen nun eigenständig die Funktionalitäten entsprechend erweitern. Um sicherzustellen, dass die Funktionalität von mindestens einem Hersteller angeboten wird, schreibt die Stiftung die entsprechende Implementierung aus.

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